Planejar eventos de sucesso envolve muitas etapas e uma das mais importantes é, sem dúvida, a definição do orçamento de eventos corporativos. Saber quanto será investido e como distribuir esses valores impacta diretamente na qualidade da experiência oferecida e na efetividade do evento como um todo.
Se você está começando a organizar um evento e quer entender por onde começar, este guia prático vai te ajudar a estruturar seu orçamento de forma estratégica e eficiente.
Antes de falar de números, é preciso entender por que o evento está sendo realizado. É uma confraternização interna? Um lançamento de produto? Um evento para clientes ou parceiros?
Os objetivos ajudam a determinar o porte do evento, os recursos necessários e, consequentemente, a projeção do investimento ideal e a definição exata do orçamento do seu evento corporativo.
O tamanho da lista de convidados impacta diretamente nos principais custos: local, alimentação, estrutura e equipe. Ao organizar eventos pequenos, as prioridades podem ser diferentes das de produções maiores e, por isso, ter uma estimativa inicial, mesmo que aproximada, é fundamental para visualizar as necessidades logísticas e evitar surpresas no orçamento.
Existem diferentes formatos para eventos corporativos, e a escolha entre eles impacta diretamente no orçamento. Eles podem ser presenciais, como confraternizações, workshops, jantares e lançamentos. Também podem ser híbridos, que combinam parte do público no local e parte online, ou 100% virtuais, como webinars e lives institucionais. Cada formato tem particularidades e custos específicos, que variam conforme tecnologia, estrutura e equipe envolvida.
Além disso, a localização e o estilo do espaço escolhido influenciam bastante no investimento total. Ao fazer orçamentos de eventos comparativos, avalie não apenas o preço, mas o custo-benefício: estrutura física, acessibilidade, climatização, mobiliário, equipamentos audiovisuais inclusos, suporte técnico e experiência da equipe são fatores que fazem toda a diferença no resultado final.
Monte uma planilha com todas as categorias que envolvem gastos. Como, por exemplo:
É sempre indicado reservar de 5% a 15% do valor total do orçamento para ajustes de última hora, despesas extras ou emergências. Esse cuidado, portanto, te ajudará a evitar estresse e garantirá mais tranquilidade na execução.
Com a planilha em mãos, é hora de fazer escolhas estratégicas. Nossa dica é investir mais nos pontos que entregam experiência de valor e fortalecem a imagem da marca, seja através da gastronomia, da tecnologia, do espaço ou do conteúdo. Tudo depende do objetivo definido para esse evento corporativo.
Planejar o orçamento de um evento corporativo é uma etapa estratégica que exige atenção aos detalhes, visão de negócio e escolhas bem fundamentadas.
Portanto, trabalhar com fornecedores e espaços especializados em eventos corporativos é uma forma de otimizar recursos e ter mais segurança durante todo o processo. No Grupo Trio, por exemplo, oferecemos soluções completas, adaptáveis ao porte e às metas de cada cliente, com gastronomia própria, estrutura completa e uma equipe dedicada para tornar o evento impecável do início ao fim.
Contar com o parceiro ideal pode facilitar esse processo. Oferecemos espaços versáteis, gastronomia própria, equipe especializada e todo o suporte que você precisa, do planejamento à execução.
Fale com a nossa equipe e solicite um orçamento para o seu próximo evento corporativo.